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行政管理

2018/2/25 15:31:39 人评论 次浏览 分类:管理模式  来源:本站

        企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理,也非企业管理,是指企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法规、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。企业行政管理的最终目标是通过各种规章制度和机制使部门之间形成密切配合的关系,使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体;用合理的成本换来员工最高的积极性,以提高工作效率,完成公司目标发展任务。

目标
运行枢纽 唤醒察觉 精益求精 激活创新

理念
规范严谨 注重细节 节能提效 持续改善

原则
依章办事 以人为本 注重实效 常抓不懈
 

行政管理体系内容


公司行政管理体系包括三大模块,即集团管控、运行管理及管理提升:
集团管控方面包括:制度流程管理、督查管理;
运行管理方面包括:后勤保障、运行保障;
管理提升方面包括:微创新、精细化。
 

行政管理工作链条:
    前端:制度建设是公司管理能否顺畅运行的龙头,通过对公司制度管理体系不断完善、创新,同时加强培训,培养员工制度意识,为公司内部运行营造规范、公平、人性化的环境,也为公司内部制度创新打下基础。
    中端:借助以OA系统为主的信息化系统,实现公司内部管理实现流程化、模块化;通过有效的事中管理对各项流程进行不断优化,从而达到提高企业工作效率目的,实现企业利益最大化。
        后端:没有督查,就没有执行力,通过有效、规范的月度督查、专项督查为企业各项规章制度执行进行保障,为奖惩提供依据,可以说所有的管理与业务的落地都是依靠督查进行支撑的。
        在以上整体链条前、中、后三端中,我们可以将其归纳为一条微笑曲线。曲线的前端与终端即制度建设与督查管理是行政管理工作的重点。


1. 制度管理
(1) 制度管理整体架构
        制度管理的分级、分类、文本及流程化管理构成了公司制度管理的整体架构:

(2) 制度管理分级
集团制度:即中非泰达负责起草、审查、会签、审批、培训、宣贯、解释、评估、修订及废除;并印制、下发、归档管理,此类制度需下属子公司遵照执行;
指导性制度:即下属子公司依据中非泰达相关制度及该公司所在国当地法律制定本公司制度,此类制度需上报中非泰达审批备案后方可执行;
内部制度:下属各公司根据其自身运营特点制定相关制度后方可执行向中非泰达报备后执行。

(3) 制度管理分类
    公司制度管理主要分为董事会类、行政/人力资源类、财务类、经营管理/业务管理类及党政工团类。

(4) 制度管理文本
基本制度:企业管理系统的基本框架,是企业为了保证企业正常经营管理秩序的根本性的制度。
管理制度:企业管理系统的主体内容,是针对具体职能模块的职责、程序、方法作出的一般性原则性要求,是保证职能作用发挥的基础。
管理规定:针对实际工作中需要规范的非职能事项相关的职责、程序、方法作出的具体要求。
管理办法:针对具体职能模块下属的重要事项相关的职责、程序、方法作出的具体要求,强调事务处理的程序性、规范性,是该事项实现预期目标的保障。
实施细则:针对具体职能管理的重点环节相关的职责、程序、方法作出的具体要求,是对个别或一些制度、办法加以规范,强调详细的补充、解释、说明,是保证该环节高效有序执行的基础。
 

(5) 制度管理过程

1) 运行管理部年初组织公司制度的立项管理工作。各部门对本年度与实现本部门工作职责相关制度的新建、修订及废除提出立项申请建议,并提交运行管理部统一审查、组织报批并形成年度制度修订计划;
2) 各个部门组织制度的编制,运行管理部负责组织试运行,各部门负责对制度的运行进行评估修订;
3) 废除某项制度应由同级或高级的制度文件予以确定,废除主要制度时还需考虑从属附件形式的制度。

(6) 制度创新—流程管理
        流程体系由管理流程图、执行主体权责明细表、流程图节点说明表和程序说明表组成。
        执行主体:即在流程中,按照企业制定的各项管理制度和规定,能引起作业发生、发展或结束的在作业中进行作业,同时享有权利和承担义务部门和个人;
        权责描述:即对流程中各执行主体权责、权利进行描述或说明,使执行人员或部门清晰了解自己在流程中的职责和权利;
        流程节点控制:即企业在流程管理过程中,对流程进行分阶段、按节点进行控制的方法,通过一定有效的手段对控制工作进行检测。

2. 运行管理
        公司运行管理体系包括信息管理、公共关系管理、资产管理及后勤保障管理四大版块,四个板块中以信息管理为纽带,将内部(资产管理及后勤保障)与外部(公共关系管理)相联结。

(1) 信息管理中心


1) 收发文管理
        收文:运行管理部负责承办,领导阅批后运行管理部根据领导阅批意见流转至相关部门,相关部门负责跟进、完成具体工作;
        发文:相关部门拟文并提出发文审核,领导阅批后,流转至运行管理部进行校对、分类、编号、套红、出具正式文件,盖章后正式报送;
        文件审批流程流转完毕,按照文件归档要求统一归档,留存纸质文件、电子文件。

2) 印章管理
        主要指重复性、事务性用印、合同类用印、发文用印、介绍信用印、员工事务用印、证照批件用印。

3) 文控管理
        主要指对文件的编号管理、文体格式控制、阅批分转、承办跟踪等工作。

4) 档案
        文件归档分为:逻辑归档、物理归档、档案存放、档案系统录入、档案盘点五项工作。对文件存档时需要对文件的密级进行分类具体如下:
        绝密文件(政府、股东方批示、重要决策文件、客户资料、专有技术等)
        机密文件(财务资料、统计资料、合同、协议等)
        秘密文件(对外发文、人事档案、人事合同、产品资质等)
        非保密事项(一般性决定、决议、通告、通知、外来收文)

5) 整理
        发文十二类文体:请示、报告、指示、公告、批复、通知、通报、决定、决议、通告、函件、会议纪要;
        收文种类:上级函、电、来文,同级函、电、来文,通报、通知、会议纪要等。

6) 借阅
        借阅管理是指根据业务的需要对已归档的文件进行查阅的管理工作,其中包括借阅的审批、文件的查阅、文件转印及归还等方面。同时,对不同密级的文件其借阅的审批流程也各不相同。

 

(2) 公共关系管理

        公共关系工作是在调动、利用、优化和整合各种社会资源,以获得政治资源、畅通渠道,以及更为坚实的社会基础和市场基础。

1) 接待管理
       
接待管理分为外联接洽、方案设计、前期事宜、组织动员、现场布置、物资准备、活动实施及接待组织共计8部分,各部分具体工作如下:
        外联接洽:中方政府、埃方政府、中资企业、新闻媒体;
        方案设计:策划方案、接待方案、应急预案、实施计划;
        前期事宜:广告投放、营销宣传、场地准备、文化活动;
        组织动员:人员分工、内部培训、现场踏勘、进度跟踪;
        现场布置:提升改造、工程建设、仪式现场、媒体现场;
        物资准备:物料准备、设备实施、后勤保障、宣传道具;
        活动实施:新闻发布会、活动仪式、营销活动;
        接待组织:日程安排、组织调度、沟通接洽、应急处理。

2) 外事管理
        分为外事手续及签证办理两部分,各部分包含内容分别如下:
        外事手续:
        任务请示:请示报名、出访行程、人员信息、请示审核;
        任务报批:经费报审、邀请函、信息公示、证件申领;
        因公政审:任务批件、备案审核、政审批件、批件送签;
        回程汇报:证照返还、出访报告。
        签证办理:
        材料准备:邀请函、派出函、签证审核单、护照核查;
        签证报审:签证送签、跟踪进度、沟通接洽;
        签证返还。

(3) 资产管理中心
        资产管理中心负责实物资产及无形资产的采购、登记、领用、变更、维护及报废等全生命周期管理。
        实物资产管理:2000元以上实物资产购置、实物资产盘点、实物资产处置;
        无形资产管理:公司名称、商标等标志性资产著作权、土地使用权、特许经营权、公司商誉管理。

(4) 后勤保障中心
        后勤保障中心包括会议管理、车辆管理、合同管理、办公用品管理、图书报刊管理及办公场所管理。

3. 督查管理
(1) 督查目的
        确保政令畅通,促进决策落实的重要手段;
        确保公司战略、制度、计划的实施落地;
        强化公司的执行力,提高工作效率;
        实现各项工作的制度化、标准化、流程化、正规化。

(2) 督查内容
        专项督查:公司重大工作的推进与落实情况,督查督办领导组下达的其他重点督察工作;
        月度督查:月度工作计划、会议决议及部署、制度执行情况、常规工作、员工遵章守纪情况等;
        年度督查:公司战略、会议决议及部署、制度审计、企业文化、品牌战略、财务审计等。

(3) 督查过程

立项:督查工作组根据督查领导组的指示实施专项督查工作;按照督查工作内容每月实施督察督办工作;每半年进行一次年度督查审计工作。
督办(事前控制):通过信息化工具,对各部门日常工作完成情况、各项会议决议、企业文化及品牌实施情况、制度执行及财务情况、工作计划及关键绩效指标完成情况进行监督。
反馈(事中检查):督查工作组对各项工作的落实情况进行时时监控,掌握进展。责任部门在按时保质完成后,督查工作组将督查报告上报领导组,并提出整改意见。
奖惩(事后管控):督查工作的结果以督查报告的形式在月度绩效考评会上宣布;督查工作组依据公司相关制度对责任部门、责任人提出奖惩措施, 经领导组批准,由公司和所在公司人力资源部门负责执行。

4. 管理提升
(1) 管理创新的目的和原则

        企业创新目的:
        激活个体价值创造
        适应快速响应需求
        搭建企业创新平台
        营造企业创新氛围

        企业创新原则:
        效益性、系统性、新颖性、实用性、持续性

(2) 微创新
        微创新,就是以内部客户为中心,以需求为导向的微小之处创新。

        微创新的特征:

        渐进式、开放式、草根性、辅助性。
        微创新原则:
        建立持续性微创新文化;
        着眼于小处开展创新活动;
        应将自己当作典型的用户。
        微创新要点:
        发现尊重知识型、创新型员工的首创精神;
        提供创新支持;
        避免过多控制及干扰;
        加强知识产权保护意识;
        微创新实施:
        创新组织
        配套流程
        统计公示

(3) 精细化管理
        企业管理的精度要逐渐从粗放化、规范化迈向精细化管理。对于处于成长期,或正在由成长期转向成熟期的企业来讲,通过管理流程优化、数据统计分析,从而节流增效是促进企业发展的关键要素。
        精细化管理以服务内部客户与节能提效为出发点,注重整体思考、系统解决,观念先行、树人第一,并需要持续改善与工具支持,从各流程节点的细节入手,进行行政事务精细化持续改善。

         ORTCC模型:
     精细化管理“ORTCC”模型的构建是按照 “Objective”(目标)、“Rules”(规则)、“Training”(训练)、“Check”(考核),以及“Culture”(文化)五个要素形成的系统体系模型图。

        精细化建立过程:
        精细化工作主要包括:管理制度化、制度流程化、流程程序化、程序表单化、表单信息化等方面。

        改善工具:
        方法论:系统论、统筹方法、管理成本核算;
        图、表、卡:5S现场管理法、3U备忘录、ECRS分析原则、罗伯特议事规则等。

公司行政管理发展阶段和各阶段内容

1. 粗放化管理阶段(2008-2010)
 2008-2009:公司成立,设立行政部门,一方面不断进行人才培养;一方面不断积累总结经验,逐步建章建制;
 2009-2010:管理制度编制完成,在驻在国埃及的内网引入致远U8办公系统,初步实现流程自动化,探索非集团自动化办公。

2. 规范化管理阶段(2011-2015)
 2011-2013:进入集团化行政管理时期,统一前后方信息化平台,取消专报制度,引入督察机制;
 2014-2015:加强制度体系建设,实现前后方制度的统一;在集团框架下,引入授权体系,并通过制度审计,推动制度的规范化。

3. 精细化管理阶段(2016年至今)
 2015-2016:建立行政中心概念,加强前后方行政沟通协作,培养埃及当地行政管理人才,推动属地化进程;
 2016-未来:完成制度流程规范化进程,梳理完善督察工作,并逐步形成以自我觉察为目标的管理机制;结合互联网思维,以内部客户为导向,研究并引入微创新机制及精细化管理,标志着精细化阶段的启动。

结语
        行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务,涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调,其广度渗透到整个公司的运作过程。企业的运转就好比自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来,其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政管理体系这块内核之内,内核之内千头万绪、纷繁复杂。因此,研究行政管理体系,建立高效的运行枢纽,唤起自我察觉,建立创新平台,确保这台机器的顺畅运转,为公司战略实现提供全方位的保障,对于企业的发展来讲,就显得尤为必要。
 

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